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ZP Onsite Support

Ob bei einer Tagung oder Firmenfeier, auf einer Messe oder zum Aufbau einer Großveranstaltung: Wir haben für jede Veranstaltung das passende Werkzeug und unterstützen Sie bei der Registrierung Ihrer Gäste oder Crews. Mit Hilfe von QR-Codes garantieren wir einen schnellen und reibungslosen Erst-Check-in am Akkreditierungs-Desk. Hier werden die Gäste von unserem Team persönlich in Empfang genommen und erhalten weitere Informationen zur Veranstaltung sowie ihr individuelles Namensschild, das von unserem ZP Creative Team im Vorfeld nach Ihren Wünschen gestaltet wird. Bei Bedarf versehen wir Ihre Badges natürlich mit allen gewünschten Details wie beispielsweise Berechtigungen für bestimmte Bereiche oder Arbeitsgeräte, Agenda, Geländeplan und Catering. Unser Echtzeit-Reporting ermöglicht Ihnen stets einen aktuellen Überblick über die Anwesenheit von Teilnehmern und Crewmitgliedern.

ZP Event Website

Der erste Eindruck zählt – und so empfehlen wir Ihnen ein besonderes Augenmerk auf die Online-Präsenz Ihrer Veranstaltung zu legen. Die in Ihrem Corporate Design erstellte Webseite informiert den Besucher anwenderfreundlich und enthält alle gewünschten Details zur Veranstaltung. Ob Veranstaltungsort, Angaben zum Hotel, das Programm, eine Rubrik zu Fragen und Antworten oder den Kontakt zum Ansprechpartner. Selbstverständlich ist die ZP Event Website auch für mobile Endgeräte optimiert. Falls gewünscht können Sie in einem separaten Downloadbereich Dokumente, Präsentationen oder Veranstaltungsbilder anbieten. Änderungen und Anpassungen setzen wir unkompliziert und schnell für Sie um. Die ZP Event Website bietet so die optimale Informationsplattform für Ihre Veranstaltung und Ihre Gäste.

ZP Event App

Sie möchten mit einem Live-Voting die Meinung zu dem soeben gehörten Vortrag abfragen? In Echtzeit Informationen über den Status Ihrer Gäste erhalten? Oder gar eine themenbezogene und digitale Schnitzeljagd während des Events durchführen? All das bietet Ihnen unsere maßgeschneiderte Event App! Und noch mehr: Über eine benutzerfreundliche und auf Ihre CI angepasste Oberfläche können Ihre Gäste auf alle relevanten Informationen und Daten der Veranstaltung zugreifen, wie beispielsweise die Agenda, Informationen zu den Workshops oder einen Lageplan. Die App ist mit IOS und Android Betriebssystemen kompatibel und gewährleistet so, dass sie jeder Teilnehmer mit einem funktionsfähigen Smartphone nutzen kann. Individuell, aktuell und userfreundlich – unsere App für Ihr nächstes Event!

ZP Hotel- und Travelmanagement

Mit unserem Hotel- und Travelmanagement Service bringen wir die individuellen Reisewünsche und Vorgaben Ihrer Gäste oder Crews mit den vorhandenen Rahmenbedingungen und Kapazitäten in Einklang. Unser Service umfasst die nationale und internationale Reiseplanung, den Abgleich der gebuchten Flüge mit internationalen Flugdatenbanken zur Prüfung des aktuellen Flugstatus, Einzel- wie Gruppenbuchungen sowie die Planung von Shuttletransfers. Das Hotelmanagement bündelt die Verwaltung und Zuteilung von Hotelkontingenten sowie die unkomplizierte Überwachung von Zahlungs- und Stornierungsfristen. Durch die Generierung von Echtzeitlisten schaffen wir Ihnen, den Crewdisponenten oder auch Ihren Gästen eine stets aktuelle Übersicht über die Unterbringung vor Ort sowie die individuelle Reiseplanung.

ZP Ablauf-, Raum-, und Sitzplanung

Damit Sie vor Ort zu jeder Zeit den Überblick behalten, bieten wir Ihnen eine detaillierte Ablaufplanung inklusive persönlicher oder teambezogener To Do‘s, Check- und Materiallisten und halten diese für Sie tagesaktuell. Bei Workshop Sessions, Gala- oder Stadionveranstaltungen kann jedem Teilnehmer bei Bedarf ein individueller Platz zugewiesen werden. Bei einer eventuell eintretenden Absage wird dieser automatisch aus den entsprechenden Plänen entfernt. Wir behalten Ihre Raum- und Sitzpläne jederzeit im Blick und machen sie Ihnen mit einem Klick zugänglich.

ZP Material Management

Stellen Sie sich vor, Sie benötigen dringend Zugang zu einem bestimmten Raum, können aber nicht nachvollziehen, welches Crewmitglied den Schlüssel hat. Oder Ihnen fällt beim Checken der Materialien auf, dass einer Ihrer Mitarbeiter versehentlich vergessen hat, sein Funkgerät abzugeben. Oder Sie fragen sich: Wer fuhr zuletzt den Transporter, den Sie just in diesem Moment benötigen?! In diesen Situationen möchte man sich als Veranstalter nicht wiederfinden – Abhilfe schafft unser integriertes ZP Material Management System. Dieses umfasst alle benötigten Funktionen, um Ihr Equipment unkompliziert und strukturiert zu erfassen. Bei Materialausgabe an Ihre Crewmitglieder wird eine direkte Verknüpfung im System zwischen Materialempfänger und Material hergestellt. Dafür müssen Sie lediglich den QR-Code einscannen und unser System erstellt Ihnen eine Übersicht über den Status Ihres Equipments. Leidiges Suchen und unvollständige Materiallisten am Ende einer erfolgreichen Veranstaltung sind dank unseres ZP Material Management Systems für Sie kein Thema mehr.

ZP Abstract Management

Mit unserem Abstract Management bieten wir Ihnen eine zuverlässige Lösung für die Einreichung, Planung und Präsentation von Abstracts und Vorträgen aus den verschiedensten wissenschaftlichen Fachbereichen. Wir kümmern uns nicht nur um das Einholen, die Verwaltung und die Prüfung der Abstracts auf formale Vorgaben, sondern auch um die Bereitstellung zur Bewertung durch die entsprechenden Reviewer. Im Nachgang bieten wir den Download der Abstracts sowie ggf. einen Versand aller Beiträge an Fachzeitschriften an.

ZP Analytics

Sie möchten Zahlen, Fakten und Statistiken zu Ihren Veranstaltungen einsehen und auswerten können? Also beispielsweise für Marketingzwecke die Beliebtheit und den Erfolg Ihrer Veranstaltung messen? Oder Besucherzahlen von wiederkehrenden Events gegenüberstellen und somit Rückschlüsse für zukünftige Entwicklungen ziehen? Oder Sie fragen sich bei der Planung eines aktuellen Hotelkontingents, wie dieses bei einer vergleichbaren Veranstaltung in der Vergangenheit aussah? Wir unterstützen Sie mit all diesen Kennzahlen und liefern Ihnen mit eventübergreifenden Reports oder veranstaltungsspezifischen Auswertungen die Antworten auf Ihre Fragen. Visualisiert in Diagrammen, Tabellen oder Listen helfen wir Ihnen bei der Evaluierung Ihrer Veranstaltung, damit Sie die richtigen Schlüsse für Ihr nächstes Event ziehen können.